Nebenkostenabrechnung: So prüfst du deine Abrechnung richtig

Datum der Veröffentlichung: 22. Juli 2024

Der Ratgeber auf einen Blick


  • Nebenkostenabrechnungen müssen jährlich und transparent erstellt werden.


  • Prüfe Abrechnungen sorgfältig auf Fehler und Unstimmigkeiten.


  • Es gibt bestimmte Kostenarten, die auf Mieter umgelegt werden dürfen.


  • Du hast das Recht, Einsicht in Belege zu nehmen und Einwände zu erheben.

Inhalte und Fristen der Nebenkostenabrechnung


Eine Nebenkostenabrechnung muss einmal jährlich erstellt werden und innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen. Der Abrechnungszeitraum umfasst in der Regel zwölf Monate, häufig das Kalenderjahr. Die Abrechnung muss transparent und nachvollziehbar sein und folgende Angaben enthalten:


  • Gesamtkosten der einzelnen Betriebskostenarten
  • Verteilerschlüssel (wie die Kosten auf die Mieter verteilt werden)
  • Berechnung des Anteils des Mieters
  • Vorauszahlungen des Mieters und sich daraus ergebende Nachzahlung oder Gutschrift


Wichtig ist, dass die Abrechnung verständlich und inhaltlich korrekt ist. Formelle Fehler oder eine verspätete Zustellung können zur Unwirksamkeit der Abrechnung führen.


Umlagefähige Nebenkosten


Nicht alle anfallenden Kosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Umlagefähige Nebenkosten sind im Betriebskostenkatalog der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Dazu gehören unter anderem:


  • Heiz- und Warmwasserkosten
  • Wasser- und Abwasserkosten
  • Müllabfuhr
  • Grundsteuer
  • Gebäudereinigung und Gartenpflege
  • Hausmeisterkosten
  • Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen
  • Versicherungen (z.B. Gebäudeversicherung, Haftpflicht)


Kosten für Verwaltung und Instandhaltung dürfen hingegen nicht umgelegt werden. Es ist wichtig, dass du die aufgeführten Kostenarten in deiner Abrechnung überprüfst und sicherstellst, dass nur umlagefähige Nebenkosten berechnet wurden.


Prüfung der Nebenkostenabrechnung


Um sicherzustellen, dass deine Nebenkostenabrechnung korrekt ist, solltest du folgende Schritte unternehmen:


  1. Abrechnungszeitraum und Frist überprüfen: Stelle sicher, dass die Abrechnung innerhalb der gesetzlichen Frist zugestellt wurde und den richtigen Abrechnungszeitraum umfasst.
  2. Angaben zur Abrechnung prüfen: Überprüfe, ob alle notwendigen Angaben wie Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und dein Kostenanteil korrekt und nachvollziehbar aufgeführt sind.
  3. Verteilerschlüssel kontrollieren: Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag festgelegt sein und kann nach Wohnfläche, Verbrauch oder Personenzahl erfolgen. Achte darauf, dass der richtige Schlüssel angewendet wurde.
  4. Vorauszahlungen abgleichen: Vergleiche die in der Abrechnung aufgeführten Vorauszahlungen mit deinen tatsächlich geleisteten Zahlungen. Eventuelle Differenzen sollten nachvollziehbar sein.
  5. Einzelne Kostenpositionen überprüfen: Prüfe, ob alle Kostenarten tatsächlich umlagefähig sind und ob die angegebenen Beträge plausibel erscheinen. Achte besonders auf ungewöhnlich hohe Kosten oder doppelte Berechnungen.


Rechte und Einwände


Du hast als Mieter das Recht, die Belege einzusehen, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen. Vereinbare dazu einen Termin mit deinem Vermieter, um die Originaldokumente einzusehen. Solltest du Unstimmigkeiten oder Fehler entdecken, kannst du innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung Einwände erheben. Setze deinen Vermieter schriftlich über die Beanstandungen in Kenntnis und fordere eine Korrektur der Abrechnung. In vielen Fällen lassen sich solche Probleme durch ein klärendes Gespräch lösen.

Sollte der Vermieter nicht auf deine Einwände eingehen, kannst du rechtliche Schritte in Erwägung ziehen. Mietervereine und Verbraucherzentralen bieten Unterstützung und Beratung an. Bei größeren Streitigkeiten kann es sinnvoll sein, einen Anwalt einzuschalten.

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